Persondata på Bygholm Landbrugsskole

Bygholm Landbrugsskoles politik for persondata bygger på værdier om et højt kvalitetsniveau og respekt for hinanden mellem elever, medarbejdere og kursister. I den forbindelse har alle på skolen krav på, at oplysninger om dem selv er tilstrækkeligt beskyttet for uvedkommende personer.

Som skole er vi altid opmærksom på at behandle personoplysninger lovligt og gennemsigtigt. Denne politik er et resultat af dette, og illustrerer hvordan vi håndterer forskellige typer af persondata om elever såvel medarbejdere.

Dine personoplysninger tilhører dig. Bygholm Landbrugsskole er dermed som dataansvarlig både interesseret i og forpligtet til at beskytte de data, som vi har om dig.

Personoplysninger der behandles på skolen

På Bygholm Landbrugsskole indsamler og opbevarer vi kun personoplysninger, når det er relevant og nødvendigt. Vi stiller store krav både til sikkerheden af vores IT-systemer og til vores medarbejderes håndtering af persondata, så de indsamlede data altid er beskyttet mest muligt.

Vi behandler mange forskellige typer personoplysninger, men kun dem der er nødvendige, for at skolen kan udføre og opretholde den daglige drift, herunder ansætte nye medarbejdere, registrere nye elever og udefra kommende kursister.

Formål

For at sikre en lovlig behandling af personoplysninger på skolen, har vi altid fokus på, at have legitime og saglige formål til håndtering af alle disse oplysninger. Vi behandler således ikke oplysninger mere end højst nødvendigt og ud over de fastsatte formål.

I forhold til en rimelig og gennemsigtig behandling af personoplysninger sørger vi altid for, at den registreredes oplysninger så vidt muligt er korrekte og ajourførte.

Vi har fokus på de rettigheder man har som registrerede. Skolen har derfor udarbejdet en overordnet procedure, når man som registreret ønsker at indfri en af sine rettigheder.

Opbevaring

De personoplysninger, som vi behandler, gemmes og opbevares forsvarligt.

Almindelige personoplysninger kan være

  • Navn
  • Adresse
  • CPR-nummer
  • Telefonnummer
  • E-mail
  • Billeder
  • Uddannelsesaftaler, herunder tillæg, ophævelser, uddannelsesplan og praktikerklæringer
  • Eksamenslister og karakter
  • praktikplads, læremester og ansættelsesforhold
  • Pas
  • Løn- og regnskabsoplysninger

Følsomme personoplysninger kan være

  • Helbredsmæssige oplysninger, herunder SPS, tests, fysisk funktionsnedsættelse, sygemeldinger eller arbejdsskader på elever og medarbejdere.
  • Sociale problemer

Oplysninger der kan være både almindelige og følsomme

  • Oplysninger i forbindelse med studieture
  • SMS-beskeder til og fra elever
  • Mails internt og eksternt
  • Referater, forløbsmøder og vagtmails
  • HR-oplysninger som MUS-samtaler

Personoplysninger, der kan videregives

Vi videregiver ikke personoplysninger til andre skoler, organisationer eller enkeltpersoner uden for skolen, medmindre vi har et samtykke fra den registrerede eller behandlingen er nødvendig for vores daglige drift.

Videregiver vi personoplysninger vedr. en elev til for eksempel en anden landbrugsskole, forudsætter det altid, at eleven har givet sit samtykke til dette. Ofte sker dette implicit, fordi det kun sker når eleven selv ønsker at skifte til en anden skole, og således er indforstået med, at nogle personoplysninger vil blive overført. Personoplysningerne der overføres kan være oplysninger om uddannelsesaftaler, tillæg, ophævelser og uddannelsesplaner, karakterer og certifikater som er nødvendige at have om eleven på den nye skole. Ligeledes indhenter vi oplysninger fra andre skoler, hvis en elev søger optagelse hos os.

Undervejs i elevernes uddannelse er de i et ansættelsesforhold med en læremester. Der foregår derfor udveksling af uddannelsesaftaler, tillæg, ophævelser og lign. mellem skole/læremester/elev.

Eleverne får løn under hele uddannelsen. Ansættelsesforhold videregives derfor til AUB. Disse oplysninger danner baggrund for udbetaling af elevrefusion mens eleven er på skole. Oplysninger om fravær videregives også til både AUB og læremester. Alt dette er for at sikre udbetaling af korrekt refusion og løn til eleven.

Vi overfører også personoplysninger som for eksempel navn, CPR-nummer, optagelsesgrundlag og uddannelsesplan til Learnmark, som er vores samarbejdspartner i forhold til vores elever på EUX. På Learnmark undervises eleverne i de gymnasiale fag, der indgår i EUX-landmandsuddannelsen.

I nogle tilfælde kan studievejlederne videregive oplysninger i forbindelse med SPS til en ekstern, der underviser i hjælpemidler.

Vælger elever under deres uddannelse at tage et praktikforløb i udlandet, er det dem selv der overfører de oplysninger, der er nødvendige. Som skole hjælper vi eleverne, men vi har kun en faciliteterne rolle. Det er således deres eget ansvar at videregive nødvendige oplysninger.

Vi videregiver oplysninger om medarbejdere til kommunen for eksempel i forbindelse med sygedagpenge, men det kan også være oplysninger i forbindelse med barsel. Derudover er vi forpligtede til at videregive generelle oplysninger til Danmarks Statistik og Moderniseringsstyrelsen.

Indsamling af oplysninger

Mange af de personoplysninger, skolen kommer i besiddelse af, bliver automatisk overført, når elever optages på landmandsuddannelsen. Skulle der opstå en situation, hvor det er nødvendigt at indsamle oplysninger fra et andet sted og den registrerede ikke i forvejen er bekendt med dette, informeres man om nedenstående.

  • Hvem der er den ansvarlige på skolen og at vedkommende kan kontaktes
  • Hvad formålet er med behandlingen, og hvad oplysningerne skal bruges til
  • Hvilke oplysninger der behandles, og hvilken kategori af oplysninger der er tale om (almindelige eller følsomme)
  • Hvem der får oplysningerne
  • Hvad der er retsgrundlaget for behandlingen
  • Hvor oplysningerne kommer fra
  • Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret

Derudover oplyser vi de forskellige rettigheder, den registrerede har.

Vi er altid opmærksom på, om den registrerede er klar over, hvad deres oplysninger bruges til. Bliver de indsamlede oplysninger viderebehandlet til et andet formål end det, de allerede er indsamlet til, giver vi den registrerede oplysninger herom.

Ønsker den registrerede ikke, at oplysningerne bliver indsamlet, oplyses om konsekvenser, der kan være ved ikke at indhente dem.

På skolen er det primært administrationen og studievejledningen, der indsamler personoplysninger på vegne af de registrerede. Nogle undervisere kan også indsamle oplysninger i forbindelse med praktikpladsbesøg.

Elevers, medarbejderes og kursisters rettigheder

Alle på Bygholm Landbrugsskole har en række rettigheder, som de kan bede om at få opfyldt.

Når skolen modtager en anmodning fra en registreret, får vedkommende snarest mulig besked om, hvorvidt anmodningen kan imødekommes. Skolen har dog en måned til at svare, regnet fra den dag anmodningen bliver modtaget.
Er anmodningen kompliceret, kan den udsættes yderligere to måneder. I dette tilfælde kontakter vi den registrerede inden for den første måned med en begrundelse for udsættelsen. Kan skolen ikke imødekomme anmodningen og giver afslag, giver vi også en begrundelse til den registrerede.

Ønsker man som registreret at gøre brug af en rettighed, skal man henvende sig til administrationen på skolen. Dette kan gøres ved personlig henvendelse på telefon 7562 1799 eller mail info@bygholm.dk. Man er også velkommen til at henvende sig personligt.

Skolen kan bede om flere oplysninger, hvis det ikke er muligt at identificere den registrerede. Kan vi ikke identificerer ansøgeren, kan vi således heller ikke imødekomme anmodningen. Hertil kan skolen bede om legitimation i form af pas eller kørekort, for at sikre, at den der ønsker sine rettigheder opfyldt, også er den personoplysningerne omhandler.

Oplever skolen grundløs eller overdreven anmodninger, kan skolen opkræve et gebyr. En grundløs anmodning kan være, hvis den registrerede påpeger, at nogle oplysninger er urigtige, men ikke yderligere præcisere, hvad man mener er urigtigt. En overdreven anmodning kan også være, hvis en registreret beder om og får indsigt i egne personoplysninger, og kort efter beder om indsigt i de samme oplysninger.

Nedenfor fremgår de forskellige rettigheder for alle registrerede på skolen.

Retten til oplysning i egne personoplysninger

Alle har retten til at modtage oplysning om, hvordan ens egne personoplysninger behandles på skolen. Dvs. at man som registreret altid har ret til at vide, hvad ens personoplysninger bruges til. Det gælder alle personoplysninger som skolen behandler om den registrerede.

Retten til at få indsigt i egne personoplysninger

Alle har retten til at få at vide, hvilke oplysninger skolen behandler om dem selv. Anmoder en registreret om at få nogle af sine oplysninger udleveret, sker dette normalt elektronisk, men ønskes der en anden form for udlevering, kan dette ske.

Skolen kan i den forbindelse bede om en præcisering af de oplysninger den registrerede ønsker indsigt i. Men uanset hvad, har man som registreret ret til indsigt. Indgår der personoplysninger om andre end den registrerede, fjernes disse oplysninger inden den registrerede får indsigt. Hvis man som registrerede har fået en gratis kopi af personoplysningerne, og yderligere beder om flere, kan skolen opkræve et gebyr.

Retten til berigtigelse i egne personoplysninger

Alle har ret til at få urigtige oplysninger om sig selv ændret til rigtige oplysninger. En registreret kan således komme med en supplerende erklæring, og få rettet urigtige oplysninger til rigtige oplysninger.

Retten til at få slette egne personoplysninger

Alle har retten til at få slettet egne personoplysninger. En undtagelse fra dette kan være eksamensbeviser, da vi er forpligtet til at gemme dem i min. 30 år samt løn- og regnskabsoplysninger, der skal opbevares 5 år efter fratrædelse. Hertil kan der være andre retslige forpligtelser, der ikke kan imødekomme en anmodning om sletning.

Derudover sletter skolen som omtalt tidligere løbende personoplysninger, som ikke længere er nødvendige at have eller opbevare, fordi den registrerede ikke længere er på skolen eller der ikke længere er et sagligt formål for behandling af dem.

Retten til begrænsning i behandling af egne personoplysninger

Alle har retten til at begrænse behandling af egne personoplysninger på skolen, således at skolen kun opbevarer oplysningerne. I den forbindelse videregiver skolen heller ikke disse oplysninger.
Behandling af begrænsede personoplysninger kan dog forekomme ved et samtykke hos den registrerede. Det samme gør sig gældende, hvis behandlingen sker med henblik på, at et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Uanset sådan en behandling, vil skolen kontakte den registrerede.

Retten at overføre og modtage egne personoplysninger

Alle har retten til at overføre eller modtage egne personoplysninger på skolen. Dvs. at man som registreret må få egne personoplysninger til personligt brug eller få dem overført til en anden skole, virksomhed eller institution.

Retten til indsigelse mod behandling af egne personoplysninger

Alle har retten til stoppe behandling af egne personoplysninger på skolen. Dette gælder også selv om skolen lovligt kan behandle den registreredes personoplysninger. Skolen foretager altid en vurdering af, hvorvidt indsigelsen kan blive imødekommet. Vurderer skolen at behandlingen stadig er nødvendig, vil vi forklare, hvorfor vi ikke mener at kunne stoppe denne behandling og ligeledes, hvad det vil medføre for den registrerede. En anmodning om indsigelse kan ikke blive imødekommet, hvis behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at kunne fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende.
Det kunne for eksempel være en uddannelsesaftale.

Retten til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse, herunder profilering

Alle har retten til ikke at blive underlagt en automatisk afgørelse af egne personoplysninger, som enten har retsvirkning eller betydelig påvirkning for en selv. Hertil ikke at blive underlagt en automatisk behandling af egne personoplysninger til for eksempel en evaluering.

Det betyder i praksis, at man som registreret vil blive informeret om den automatiske proces, der kan forekomme, hvis vedkommende beder om denne rettighed. Skolen behandler ikke automatiske afgørelser, men kan evaluere generelle forløb på skolen. Det vil således være i den sammenhæng, at man vil blive informeret om en proces.

Samtykke hos den registrerede

Vi har forskellige samtykkeerklæringer for elever, medarbejdere og kursister på skolen, der sikrer, at vi har dokumentation for det enkelte samtykke.

Som registreret har man altid ret til at trække sit samtykke tilbage. Ved ønske om tilbagetrækning af samtykke, skal man henvende sig til administration på skolen, for at vi kan sikre, at alle der behandler oplysninger der er givet samtykke til, stopper med at behandle disse oplysninger. Retten til at trække sit samtykke tilbage fremgår af blanketter den registrerede udfylder.

Vi går ind for et samtykkeprincip om, at det er bedre med et samtykke for meget end ét for lidt. Dette bygger på, at vi som skole har respekt for hinanden og dermed også de personoplysninger, som skolen kan komme i besiddelse af. På den måde sikrer vi også, at eleven, medarbejderen eller kursisten selv har valgt og har kontrol over sine egne personoplysninger, og hvordan de bruges.

Samtykkeerklæringer gemmes fysisk opholdt utilgængeligt for uvedkommende personer i administrationen.

For elever

Når en elev starter på Bygholm Landbrugsskole skal eleven forholde sig til en blanket, hvor der kan gives samtykke til, at skolen må bruge elevens navn, alder, uddannelse, adresse, billeder m.m. til blandt andet markedsføring, og hvor oplysningerne må bruges (for eksempel avis, brochure eller sociale medier).

For medarbejdere

Når en medarbejder bliver ansat på Bygholm Landbrugsskole skal vedkommende også forholde sig til en blanket, hvor vedkommende kan give samtykke til, at skolen blandt andet må bruge billeder af vedkommende forskellige steder.

For kursister

Når en kursist deltager i aktiviteter på skolen som for eksempel vores årlige Farmercamp, sender vi to forskellige blanketter ud. Det ene til indsamling af praktiske oplysninger og det andet med en tilladelse til fotografering. Er kursisten under 18 år, får vi en underskrift fra indehaveren af forældremyndigheden. De praktiske oplysninger er for at sikre, at det er muligt at kontakte forældre, hvis vi får brug for det under Farmercampen.

Sikkerhed, IT og beredskabsplan

Vi går op i at beskytte alle personoplysninger, der er om registrerede på skolen. I den forbindelse har vi gjort en række tiltag og beholdt nogle daværende sikkerhedsforanstaltninger.

Skolen har for eksempel oprettet ”sikker mail” for de medarbejdere, der kan have brug for at sende personoplysninger internt og eksternt med personlige oplysninger.

Det er ligeledes besluttet, at når kan der ikke sendes ”sikker mail” til en modtagere, sender skolen i stedet personoplysninger over E-boks, for at sikre en høj beskyttelse. Der kan for eksempel være tale om personoplysninger som CPR-nummer, SPS oplysninger, helbred m.m.

Derudover har skolen besluttet at tilmelde alle medarbejdere til CyperPilot – ”awareness-træning” i persondata og it-sikkerhed. Dette øger kendskabet til håndtering af persondata samt god skik ved brug af IT blandt alle medarbejdere. Awareness-træningen løber over et år og blev i værksat i marts måned 2018.

Skolens interne drev er ligeledes adgangsstyret efter hvilke informationer der er nødvendige for medarbejderen.

På skolen bruger vi it-systemer som EASY-A, EASY-P, IMS-arkiv, elevplan, Navision, Microsoft m.m., som alle er systemer, der bruges i dagligdagen blandt medarbejdere. Hertil bruger skolen de sociale medier som Facebook til information, markedsføring, jobopslag fra landmænd og deling af de mange begivenheder, der sker på skolen.

Alle medarbejdere på skolen benytter Office365, som bruges til opgaveløsning og administration i dagligdagen. Undervisere kan benytte selvvalgte programmer til planlægning af undervisning, der ikke indeholder personoplysninger om registrerede. Det samme gør sig gældende for anonyme undersøgelser eller evalueringer, hvor man ikke kan identificer de registrerede på skolen.

Skolens netværk og printere er outsourcet. Det vil sige at alle vores netværksservere varetages af EFIF, og er beskyttet efter deres regler.

Skolen har to typer trådløs netværk; ét for elever og kursister og ét for medarbejdere. Hertil har vi kablet netværk (LAN) som er opdelt i forskellige segmenter (administrationen, læreværelset, printer, IP-telefoni, ressourcer).

For at sikre en høj beskyttelse af computere på skolen, har alle medarbejdere antivirusprogrammet Symantec Endpoint Protection installeret. Dette styres også af EFIF. Alle computere på skolen er desuden domæneindmeldte, så vi kan styre flere af funktionerne, herunder logge på eller lukke adgang ved blokering.

Beredskabsplaner

Der er udarbejdet beredskabsplan der beskriver hvordan skolen håndterer et muligt sikkerhedsbrud. Beredskabsplanen har til formål at beskrive, hvordan skolen håndterer et muligt sikkerhedsbrud.

Hensigten er, at skolen ved hjælp af beredskabsplanen hurtigt kan vende tilbage til en normal situation, hvor alle personoplysninger fortsat er beskyttet. En gang årligt vurderer vi, hvorvidt der er nye brister, og om der skal udarbejdes nye tiltag i beredskabsplanen. Beredskabsplanen ændres naturligvis, hvis lovgivningen stiller krav til det.

Beredskabsplanen er udarbejdet på en simpel, konkret og kortfattet måde, for at den er mest anvendelig i praksis.